今日は会議の司会を久しぶりにやりました、そこで感じたこと、反省を踏まえ、内容を書きたいと思います。
会議は１０人の参加、時間は２０～４０分、開催頻度は一か月に一回。
参加者は全員参加で議題は二つ。
１は各部屋からの状況報告。これはうまくいきました。各部屋で話す内容はそれぞれで、リーダーだけが話したり、自然と部屋の人たちだけで話が回ったり、リーダーが話を振ったり、でも話をしていてネガティブな言い方をすることはよくは聞こえなかったですね。意見の仕方も人それぞれでいいとは思いますが、やっぱり簡潔に話せる人のほうが話は入ってきやすいと思いました。
２は記録の書き方。詳細は書けませんが、必要物品が無いところで業務がうまく回らない、そこを追及することは大事だが、パレードの法則ではないけど８０％くらいの細かさ、あとはある程度ゆるみを持って臨むくらいの感覚であれればいいのに、とも思いました。一人のために割いた時間が１０分。そこを詰めていても成果が出ていなかったと思うので、時間単価では低いと思いましたね、他人の時間も使ってますし。
個人のその反省は、司会として間に入ることができなかったこと、ですね。そこは反省です。
個人的な反省。初めて間もないので個人の意見のまとまり、タイムマネジメントなどは仕方ないと思います。しかし人数は減らすべき１０人→６，７人くらいでよくて、実際発言をしていたのは４人でした。全く話していない人は３人。ここは本当に参加している人からすると苦痛で時間の無駄だと思います。（少なくとも私はいつも、そう思っていました。）
個人の意見が少し出たことも良かった点ではあった。その出た意見はリーダーで話してフィードバックしないといけないものだと思いました。
続いて、「99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ 決定版」からも反省の参考にしたいと思います。
1/8の法則。①「所要時間」、②「参加者数」、③「開催頻度」をそれぞれ1/2ずつにしていくことです。
今回でいえば①30分、②10人、③１か月に一回。これを上記にあてはめると…
①15分 これはこの時間で終わるならとても効率がいいことですね、しかも残りの時間をリーダー同士の会議にあてはめれば、時間もちょうどいいのかもしれませんね。
②5人 これも効率がとてもいい。話す人より話さない人の時間のもったいなさ、これが削れますね。あと人数が多いと余計な議論が増えて無駄な時間となる気もしますね。
③２か月に一回 これは少し難しいかもしれない。一か月に一回の会議でよさそう
トータルで考えると1/4の法則なりそうですが、15分×5人＝75分の時間が削れて効率がよいですね。実践していきたいところです。
あとはタイムマネジメント。これは司会にとって重要なところなのでこだわりたいですね。
今日の会議は個人的には６０点。不合格ですね、まだまだ改善の余地があるかと思いました。また頑張りたいと思います。
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